Jak na zálohové faktury

Kdy a jak vystavovat zálohové faktury

Možná se ostýcháte požadovat zálohu. Uvědomte si ale, že každé zakázce věnujete čas, mnohdy i drahý materiál, a vznikají vám i další náklady. Zálohu byste měli vždy požadovat, pokud vytváříte produkt klientovi přímo na míru. Nikomu jinému už ho neprodáte. Můžete přitom vystavit:

• zálohovou fakturu – ve které požadujete část ceny předem
• proforma fakturu – pokud požadujete uhrazení plné ceny předem   Zálohová (nebo proforma) faktura není v zákoně definována, měla by však obsahovat:
• kdo ji vystavil
• název odběratele
• částku
• co fakturuji (neuvádějte konkrétní název zboží nebo služby, spíše napište např. záloha na zboží za srpen)
• platební údaje (jak fakturu uhradit a kdy) Tato faktura by měla mít vlastní číselnou řadu. Není účetním ani daňovým dokladem. Nebudete ji tedy zaúčtovávat. Doporučujeme vám ale vést evidenci zálohových faktur. Pokud přijmete zálohu v hotovosti, vystavíte klientovi příjmový pokladní doklad.  

Jak zálohu vyúčtovat po odevzdání zakázky

Po ukončení zakázky vystavíte vyúčtovací fakturu. V té uvedete (kromě základních náležitostí):

• celkovou částku za zakázku
• částku, kterou klient uhradil
• částku, kterou zbývá doplatit Vyúčtovací faktura je účetním i daňovým dokladem.  

Zálohová faktura u plátců DPH

Jste plátci DPH? Zálohová faktura je pro vás výhodnější. Můžete ji totiž stornovat a nemusíte z ní odvádět DPH. Kdybyste rovnou vystavili fakturu a klient nezaplatil, museli byste DPH zaplatit ze svého. Jak ji vystavit?

• uveďte, že se nejedná o daňový doklad
• nevyčíslujte DPH, uveďte celkovou částku s DPH
• neuvádějte DUZP Po vystavení zálohové faktury musíte, jakmile vám klient zašle peníze, do 15 dnů vystavit daňový doklad.

Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?

Zálohové faktury jednoduše vystavíte v online fakturačním programu, např. iDoklad nebo Fakturoid. Tyto online nástroje vám poradí, jaké údaje ve faktuře zahrnout, zvolí správnou číselnou řadu, a také vás upozorní, jaké další doklady vystavit.

Rady a tipy

• Zálohové faktury nejsou účetní ani daňové doklady. Přesto je vhodné vést jejich evidenci.
• Neuvádějte na zálohové faktuře konkrétní zboží nebo služby. Postačí uvést např. „záloha na zboží za srpen“.
• Nezapomeňte pro zálohové faktury zavést vlastní číselnou řadu. Rozmyslete si, jakým způsobem je budete evidovat.
• Zálohová faktura není účetní ani daňový doklad. Můžete ji jednoduše vymazat.
• Datum na zálohové faktuře musí být dřívější než datum dodání.

Tento článek reflektuje právní stav k 30. 6. 2024.