Daně a účetnictví
12. 8. 2025
5 min
Jak na zálohové faktury
Zálohová faktura není daňový doklad, ale když ji špatně vystavíte, může vás to stát víc, než jen čas. Ukážeme vám, jak ji používat správně – bez ohledu na to, jestli jste plátce DPH, neplátce, nebo teprve rozjíždíte podnikání.
V tomto článku najdete
- Co je zálohová faktura a k čemu slouží
- Jaký je rozdíl mezi zálohovou fakturou a fakturou?
- Jaký je rozdíl mezi zálohovou a proforma fakturou?
- Kdy se zálohová faktura vystavuje
- Jak vystavit zálohovou fakturu správně
- Zálohová faktura u plátců DPH – na co si dát pozor
- Zálohová faktura u neplátce DPH – na co si dát pozor
- Zálohová faktura a její účtování v praxi
- Příklad vystavení a spárování zálohové faktury
- Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?
- Rady a tipy
Co je zálohová faktura a k čemu slouží
Zálohová faktura, někdy nazývaná i proforma, je neúčetní doklad sloužící jako výzva k platbě předem. Vystavuje se, když chce podnikatel získat úhradu ještě před dodáním zboží nebo služby. Zákon její podobu neupravuje a nejde o daňový doklad.
Jaký je rozdíl mezi zálohovou fakturou a fakturou?
Mnoho začínajících podnikatelů si plete zálohovou fakturu s běžnou (ostrou) fakturou. Oba doklady vypadají podobně, ale jejich funkce a právní význam jsou zásadně odlišné.
Zálohovka slouží pouze jako výzva k platbě, zatímco běžná faktura dokládá skutečně poskytnuté plnění a podléhá zákonným požadavkům.
Jaký je rozdíl mezi zálohovou a proforma fakturou?
Z právního hlediska žádný rozdíl neexistuje – oba doklady mají stejný účel: vyžádat si platbu předem. Nejsou účetní ani daňové. V praxi ale někteří podnikatelé používají pojmy rozlišně:
- Proforma faktura často označuje výzvu k úhradě celé částky dopředu.
- Zálohová faktura bývá spojena s částečnou platbou, tedy zálohou. Toto rozlišení však není oficiální. Oba doklady mají stejnou funkci a můžete použít kterýkoliv název – důležité je, že nejde o ostrou fakturu.
Kdy se zálohová faktura vystavuje
Zálohovou fakturu podnikatel vystavuje v situacích, kdy:
- potřebuje platbu ještě před dodáním zboží nebo služby,
- chce mít jistotu, že zákazník má o zakázku vážný zájem,
- je nutné předfinancovat náklady (materiál, pracovní čas),
- řeší zakázku na míru nebo individuální službu,
- jde o spolupráci s novým nebo neprověřeným klientem. Záloha tak snižuje riziko ztráty a často slouží i jako potvrzení závazku mezi dodavatelem a odběratelem.
Jak vystavit zálohovou fakturu správně
Zálohová faktura nemá zákonem předepsanou podobu, ale pro přehlednost a hladký průběh platby by na ní neměly chybět tyto informace:
- Označení dokladu – napište „Zálohová faktura“ nebo „Proforma“
- Číslo dokladu a datum vystavení
- Údaje o dodavateli a odběrateli – jméno/název, IČ, adresa
- Popis zboží nebo služby, za které požadujete zálohu
- Částka k úhradě a splatnost
- Platební údaje – číslo účtu, variabilní symbol Na zálohové faktuře se neuvádí DPH, pokud se nejedná o daňový doklad k přijaté platbě. Jakmile klient zaplatí, vystavíte běžnou (ostrou) fakturu, která už daňové náležitosti obsahuje.
Tip: Používáte-li online fakturační službu, vystavení zálohové (i jiné) faktury zvládnete snadno a bez chyb. Např. v iDokladu vygenerujete zálohovou fakturu na pár kliknutí se všemi potřebnými údaji.
Zálohová faktura u plátců DPH – na co si dát pozor
Pro plátce DPH platí při práci se zálohovou fakturou několik důležitých pravidel:
- Zálohová faktura není daňový doklad → neuvádí se na ní DPH, nevstupuje do přiznání
- DPH se řeší až po úhradě zálohy → plátce musí do 15 dnů vystavit daňový doklad k přijaté platbě
- Daňový doklad obsahuje DPH → vypočítá se ze zaplacené částky podle sazby a slouží k odvodu
- Po dodání zboží nebo služby → vystaví se běžná (ostrá) faktura, ve které se záloha odečte
- Pokud záloha není uhrazena → daňový doklad se nevystavuje, DPH se neřeší Tento postup je stanoven zákonem o DPH a jeho dodržení je důležité pro správné odvody i kontrolu od finančního úřadu.
Zálohová faktura u neplátce DPH – na co si dát pozor
I neplátce DPH může vystavit zálohovou fakturu – Důležité je ale dát si pozor, aby na faktuře nebyla uvedena žádná částka DPH ani formulace, které by mohly naznačovat, že podnikatel plátcem je. Faktura by měla obsahovat jasné označení, že podnikatel není plátcem DPH – například větou: „Nejsem plátce DPH dle § 6 zákona o DPH.“ To chrání před případným nedorozuměním s klientem i úřady. Pokud neplátce DPH uvede DPH omylem, může být vyzván k jejímu odvodu, i když ji reálně nevybral.
Zálohová faktura a její účtování v praxi
Zálohové faktury se samy o sobě neúčtují – protože nejde o účetní doklady. Do účetnictví nebo daňové evidence vstupuje až samotná platba zálohy a následně vystavený daňový doklad. V daňové evidenci se zaznamenává až příjem peněz, tedy úhrada zálohy. Příjmem je až peníze na účtu nebo v pokladně. Po dodání zboží nebo služby se vystaví ostrá faktura, která se také zaeviduje. V účetnictví (podvojné) se přijatá záloha zaúčtuje na účet 324 – přijaté zálohy. Po dodání zboží či služby se vystaví běžná faktura, záloha se zúčtuje a zbytek doplatí nebo vrátí.
Příklad vystavení a spárování zálohové faktury
Aby bylo jasné, jak zálohová faktura funguje v praxi, pojďme si to ukázat na konkrétním postupu:
- Vystavení zálohové faktury: Podnikatel vystaví zákazníkovi zálohovou fakturu s požadovanou částkou a údaji k platbě.
- Úhrada zálohy: Zákazník fakturu uhradí. Tato platba se stává účetním nebo daňovým momentem – záleží na typu evidence.
- Vystavení daňového dokladu k přijaté platbě: Pokud je podnikatel plátce DPH, musí vystavit do 15 dnů od přijetí platby daňový doklad.
- Dodání zboží nebo služby: Dojde k uskutečnění plnění, tedy k dodání produktu nebo poskytnutí služby.
- Vystavení konečné faktury: Podnikatel vystaví běžnou fakturu, na které odečte přijatou zálohu. Faktura musí odpovídat skutečně dodanému množství nebo rozsahu služby. Takto celý proces splňuje zákonné požadavky a zároveň umožňuje mít finance zajištěné ještě před samotným dodáním.
Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?
Zálohovou fakturu vystavíte snadno a rychle v online fakturačním programu. Například v iDokladu to zvládnete do 30 vteřin – ať už na počítači, nebo v mobilní aplikaci.
Rady a tipy
- Zálohové faktury nejsou účetní ani daňové doklady. Přesto je vhodné vést jejich evidenci.
- Neuvádějte na zálohové faktuře konkrétní zboží nebo služby. Postačí uvést např. „záloha na zboží za srpen“.
- Nezapomeňte pro zálohové faktury zavést vlastní číselnou řadu. Rozmyslete si, jakým způsobem je budete evidovat.
- Zálohová faktura není účetní ani daňový doklad. Můžete ji jednoduše vymazat.
- Datum na zálohové faktuře musí být dřívější než datum dodání.
Pomohl vám tento článek?
