Jak vést evidenci příjmů a výdajů

Budu evidovat pouze příjmy, nebo i výdaje? 

Většina živnostníků vede pouze své příjmy a výdaje (možná tuto evidenci znáte pod dřívějším názvem „jednoduché účetnictví“). Pokud uplatňujete vaše výdaje výdajovým paušálem, stačí vám vést pouze příjmy. Pokud uplatňujete skutečné náklady, musíte vést daňovou evidenci. S podvojným účetnictvím se jako živnostník nesetkáte (pokud si jej dobrovolně nezvolíte). 

Evidence příjmů 

Pokud uplatňujete paušální výdaje, pak musíte vést evidenci příjmů a evidenci pohledávek. Přesná forma evidence příjmů není stanovená. Stačí, když si například vytvoříte tabulku v excelu, ve které zaznačíte příjem, datum a částku.  Podobně zaznamenejte pohledávky: název, datum vzniku, datum uhrazení a doklad, ke kterému se vztahuje.  Přijímáte také platby v hotovosti? Pak navíc musíte vést průběžně evidenci plateb v hotovosti. Zaznamenat musíte i nepeněžní příjmy (např. vzájemný zápočet pohledávek). 

Daňová evidence

Pokud chcete uplatňovat skutečné náklady (obvykle tehdy, pokud vaše skutečné výdaje jsou vyšší než výdajový paušál), musíte vést daňovou evidenci. Zaznamenáváte pouze dvě položky: příjmy/výdaje a majetek/závazky. Kromě faktur musíte archivovat i výdaje podle jednotlivých dokladů.  Vše zaznamenáváte do dvou dokumentů (knih): 

• Deník příjmů a výdajů Zde zaznamenáváte příjmy a výdaje z podnikání. Rozlišujte přitom položky, které ovlivňují základ daně (jsou daňově uznatelné) a ty, které základ daně neovlivňují. Uchovávat musíte také všechny daňové doklady. 
• Kniha pohledávek a závazků  Zde zaznamenáváte datum přijetí, částku, splatnost a údaj zaplacení pohledávky nebo závazku. Abyste měli lepší přehled o vašem podnikání, doporučujeme vést i další knihy podle potřeby: 
• Evidence majetku 
• Evidence DPH (pokud jste plátci DPH)
• Evidence mezd (pokud máte zaměstance) 

Rozlišujte příjmy a výdaje 

Příjmy se dělí na: 

• daňově uznávané, např. tržby z prodeje služeb, výrobků a zboží, doprava, energie, mzdy nebo provozní režie. 
• daňově neuznávané, např. vklady podnikatele vklady hotovosti z pokladny na účet, přijaté půjčky a úvěry. U daňové evidence zaznamenejte všechny příjmy přijaté během roku v hotovosti, na účet nebo fyzicky. 

Také výdaje se dělí na: 

• daňově uznávané, např. vyplacené mzdy, mzdové odvody nebo zaplacený materiál a služby, které souvisí s podnikáním. 
• daňově neuznávané, např. poskytnuté zápůjčky, výběry pro vlastní potřebu, poskytnuté dary, zaplacené pojistné na veřejné zdravotní pojištění a sociální zabezpečení (osobní) a další výdaje, které neslouží k dosahování daňových příjmů.

Jste zároveň plátci DPH? Pak do daňových výdajů uvádějte cenu bez daně. DPH spadá do nedaňových výdajů. 

Jak na zahraniční platby

Všechny částky musíte uvést v českých korunách. Když fakturujete v jiné měně, záleží na tom, na jaký účet vám přijdou peníze. Pokud přijdou na: 

• korunový účet, uvedete v evidenci přesnou částku v CZK,
• eurový účet (nebo jiný účet v cizí měně), částku přepočtete buď denním kurzem (České národní banky), nebo na konci roku jednotným kurzem (vyhlašuje ho Generální finanční ředitelství).

Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?

Účetnictví už se dávno nezapisuje do fyzických knih. Můžete využít množství účetních programů. Většina z nich pečlivě sleduje změny v zákonech, poradí si třeba i s přepočty kurzů nebo zařazením jednotlivých nákladů. Umí i vygenerovat různé přehledy, které vám usnadní rozhodování v podnikání. Díky digitalizaci můžete také jednodušeji archivovat doklady.

Rady a tipy

• Sledujte změny účetních a daňových pravidel. Veďte evidenci co nejpřesněji. 
• Všechny zápisy v evidenci musíte mít podloženy doklady (např. fakturami, účty). 
• Pokud evidujete majetek, musíte k 1.1. a 31.12. zpracovat inventuru. Tu budete potřebovat pro daňové přiznání. 
• Výdaje jednoho druhu můžete evidovat hromadně – třeba poštovné za měsíc, a to bez ohledu na datum platby (v daném kalendářním roce). 
• Pokud jste plátce DPH, vedete deník příjmů a výdajů odlišně. Musíte vést i pomocnou evidenci. Zejména zaznamenáváte DUZP. 

Tento článek reflektuje právní stav k 30. 6. 2024.