Dluží vám zákazníci? Jak těmto nepříjemnostem předcházet

Důvěřujte, ale prověřujte

Zvlášť v počátcích podnikání bývá člověk rád za každou poptávku. Přesto se vyplatí si budoucího klienta trochu „proklepnout“. Jak na to?

• Porozhlédněte se na internetu a sociálních sítích, jestli tam o něm (a zejména o jeho platební morálce) nekolují nějaké nepěkné historky.
• Podívejte se do živnostenského, případně obchodního rejstříku. Kdyby měl váš potenciální klient trvalý pobyt na městském úřadě, měla by se vám v hlavě rozsvítit červená kontrolka.
• Dobrým vysvědčením není ani výskyt v insolvenčním rejstříku nebo v centrální evidenci exekucí.

Předcházejte problémům kvalitní smlouvou

Zvlášť drobní podnikatelé mají občas sklon důležitost smlouvy podceňovat. Jenže právě dobře sepsanou smlouvou můžete problémům s neplatiči předcházet, a když už se objeví, úspěšně je řešit. Smlouva by měla přesně definovat rozsah práce, cenu, termíny a platební podmínky. Zjednodušit ji můžete tím, že si necháte sepsat kvalitní obchodní podmínky, na které se ve smlouvě odkážete. Na podobě smlouvy i obchodních podmínek určitě spolupracujte s právníkem.

Nebojte se zálohových faktur

Zvlášť u větších zakázek nebo nových klientů se vyplatí vystavit zálohovou fakturu. Seriózní klient s tím nebude mít problém. Naopak pokud se někdo zaplacení zálohy brání, může to pro vás být varovný signál. Zálohovou fakturu můžete vystavit na jakoukoli částku – buď si necháte předem zaplatit všechno, nebo jenom část.

I když zákon nestanovuje, jak by měla zálohová faktura vypadat, odborníci doporučují, aby obsahovala stejné náležitosti jako běžná faktura, tj.:

• informace o dodavateli a příjemci
• částku
• datum vystavení a datum splatnosti
• způsob úhrady

Navíc by na ní mělo být uvedeno, že se nejedná o daňový doklad.

Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?

• S fakturačními programy, jako je iDoklad nebo Fakturoid, je vystavování zálohových faktur mnohem jednodušší. O fakturách, které jste vystavili, máte navíc velmi dobrý přehled – včetně těch po splatnosti.
• Finanční správa provozuje registr nespolehlivých osob a nespolehlivých plátců DPH, ve kterém si můžete potenciálního klienta prověřit.

Rady a tipy

• Komunikujte. Možná se ukáže, že klient například špatně zadal příkaz k úhradě nebo že vaši fakturu přehlédl. Přátelská připomínka několik dnů po splatnosti může celý problém vyřešit.
• Pokud klient ani pak fakturu neproplatí, připomínejte se mu dál a určitě mu nedodávejte další služby. Následný postup záleží na vás – můžete dlužníkovi (prostřednictvím právníka) poslat předžalobní výzvu a případně dluh vymáhat soudní cestou.
• V každém případě ale udělejte maximum pro to, abyste takové situaci předešli – potenciálního klienta si prověřte, sepište kvalitní smlouvu a nebojte se požádat o zaplacení zálohy.
• Ve fakturačních programech máte často možnost nastavit automatické posílání upomínek.
• Kromě nejrůznějších registrů se dívejte i po referencích potenciálního klienta. Pokud na něj máte doporučení z první ruky, je to samozřejmě ideální.

Tento článek reflektuje právní stav k 30. 6. 2024.