Daně a účetnictví
21. 1. 2025
3 min
Jak začít fakturovat elektronicky a jaké výhody vám to může přinést
Kdy jste se naposledy setkali s ručně psanou fakturou? Pravděpodobně velmi dávno. Dnes se faktury většinou vystavují elektronicky ve fakturačních programech. To šetří nejen čas, ale také náklady na tisk a poštovné. Navíc si zjednodušíte správu, vystavování a archivaci faktur. Jaké další výhody vám může elektronická fakturace přinést?
V tomto článku najdete
Jak vytvářet, odesílat a archivovat elektronické faktury?
Někteří podnikatelé vystavují faktury v aplikaci Excel nebo Word. Časem vám to však může začít lézt na nervy - neustálé měnění údajů na faktuře nebo položek vás zbytečně okrádá o čas, který byste mohli věnovat svému podnikání nebo klientům. Díky digitálním nástrojům je vytváření elektronických faktur hračka. K dispozici je nepřeberné množství softwaru a aplikací (buď zdarma, nebo za poplatek), které vám umožní faktury nejen vytvářet, ale také upravovat, odesílat, připomínat, rušit nebo archivovat. Mohou vám také pomoci sledovat náklady, skladové zásoby nebo objednávky.
Jaké jsou výhody a nevýhody elektronické fakturace?
Výhody:
- Aplikace vám nabídne předpřipravené šablony faktur, kde si můžete nastavit vzhled, jazyk nebo například cizí měnu.
- Údaje o odběrateli nebo dodavateli se na faktuře vyplní samy zadáním identifikačního čísla (IČ).
- Můžete také přidávat klienty do seznamu kontaktů a opakovaně používat kontakty na fakturách.
- Abyste ušetřili čas, některé programy vám umožní přednastavit si šablony zpráv při odesílání faktury a poděkování za její úhradu. Můžete si dokonce nastavit i zasílání pravidelných opakujících se faktur, které program sám ve stanovený čas zákazníkům zašle.
- Faktury můžete klientům posílat e-mailem nebo přímo z aplikace.
- Mohou obsahovat QR kód, který vaši klienti použijí k téměř okamžité úhradě faktur pomocí svého telefonu nebo aplikace své banky.
- Mnoho z nich nabízí také funkci sledování nákladů nebo skladových zásob.
- Velkým bonusem je vystavování daňových přiznání nebo různých výkazů a kontrolních hlášení vyžadovaných úřady a státem.
- Software za vás do faktury zahrne všechny zákonem požadované položky, takže se nemusíte obávat, že by vám nějaká chyběla.
- Faktury můžete vystavovat kdekoli a kdykoli, například prostřednictvím chytrého telefonu nebo notebooku.
- Účetní budou nadšeni, protože mnoho aplikací umožňuje exportovat faktury do účetního softwaru, aniž by je museli zadávat ručně.
- Díky programu si taktéž udržíte přehled o tržbách a cashflow pomocí grafických vyhodnocení a statistik.
Nevýhody:
- Online prostředí je náchylné ke ztrátě dat. Proto pravidelně zálohujte své faktury a obchodní informace.
- Ne všechny programy nabízejí své funkce zdarma, takže možná budete muset do softwaru zpočátku investovat peníze.
- Účetní systémy zákazníků se mohou lišit od vašeho. Pravděpodobně tedy budete muset zajistit, aby byly programy vzájemně kompatibilní.
Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?
V Česku existuje mnoho programů pro digitální fakturaci, které vám pomohou zjednodušit a zefektivnit správu faktur. Řadí se mezi ně například iDoklad, Fakturoid, iÚčto, Vyfakturuj, mPOHODA, SuperFaktura nebo složitější ekonomické a účetní systémy, jako jsou POHODA, ABRA, MONEY nebo HELIOS a další.
Rady a tipy
- Před zakoupením softwaru si jej vyzkoušejte ve zkušební verzi (pokud ji nabízí), abyste zjistili, zda vám vyhovuje jeho prostředí a funkce.
- Nezapomeňte se podívat na recenze ostatních uživatelů, abyste se ujistili, že kupujete kvalitní a spolehlivý software.
- Používejte v aplikacích šablony a automatické výpočty DPH, abyste si ušetřili čas.
- Archivujte a zálohujte všechny elektronické faktury, abyste k nim měli v případě nouze snadný přístup a neztratili je.
- Umožněte svému účetnímu přístup k fakturačnímu účtu a fakturám a už nikdy neřešte telefonáty s žádostí o jejich zaslání.
- Zabezpečte svůj účet pomocí dvoufaktorového ověřování, které ho ochrání před neoprávněným přístupem.

Pomohl vám tento článek?