Jak vést evidenci podnikání

Někdy postačí evidence příjmů: náklady ale sledujte vždy

Pokud se rozhodnete pro režim paušální daně nebo paušálních výdajů, ze zákona sledujete pouze vaše příjmy. Vždy ovšem mějte přehled i o vašich nákladech: jen tak získáte kvalitní informace o vašem podnikání a stanovíte správně cenu. Kromě nákladů sledujte i cash flow. Pokud zdaňujete příjmy na základě skutečných výdajů, musíte vést evidenci příjmů a výdajů. Výjimečně i jako živnostník máte povinnost vést účetnictví. To vám poskytne nejpřesnější přehled o vašem hospodaření.  

Správná evidence zpřehlední vaše podnikání

Doporučujeme vést podrobnější evidenci pro vlastní potřebu, i kdyby pro vás nebyla ze zákona povinná. Rozsah této evidence volte podle velikost a předmětu vašeho podnikání. Nechoďte s kanonem na vrabce: překladatel bez zaměstnanců potřebuje mnohem méně podkladů než majitel cukrárny. Jakou další evidenci byste měli vést?

• Obchodní korespondence: archivujte komunikaci a e-maily, pomohou vám při případném vedení sporů
• CRM (řízení vztahů se zákazníky): přehledná evidence zákazníků urychlí vaše obchodní případy.
• Evidence smluv: databáze dohod s dodavateli a odběrateli, ve které můžete vyhledávat podmínky smlouvy, případné sankce nebo uplynutí platnosti smlouvy. Včas pak víte, kdy nastal čas znovu vyjednávat.
• Skladové hospodářství: vhodné zejm. pro výrobu, e-shopy nebo prodejny. Kvalitní skladové hospodářství umí vést i fakturační programy, např. iDoklad.
• Evidence zaměstnanců: pokud začne růst počet zaměstnanců, můžete využít kvalitní HR systémy. Ušetří vám spoustu času.
• Evidence dokladů o vašem podnikání: uchovávejte přehledně nejen živnostenský list, ale také např. nájemní smlouvu k sídlu, kolaudační rozhodnutí a plány k provozovně, posudek hygieny atp.
• Evidence obchodního majetku, včetně drobného.

Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?

Evidenci podnikání můžete vést v podstatě digitálně. Kromě propracovaných účetních programů najdete na každý segment podnikání specializovaný systém. Rychle rostoucí firmy pak mohou využít řešení na míru, které poskládá všechny potřebné databáze do jednoho uživatelského rozhraní. 

Rady a tipy

• Nenechte kupit doklady na stole. Evidenci zaznamenávejte pravidelně. Stanovte si každý týden vyhrazený čas, který věnujete dokladům, případně pravidelně předávejte doklady účetní.
• Nespoléhejte se na to, že si některé údaje zapamatujete. Začněte s evidencí od počátku svého podnikání. Její udržování pak bude snadnější.
• Nezapomeňte, že při shromažďování údajů musíte dodržovat zákonné předpisy, zejm. GDPR. Také v případě kopií dokladů totožnosti musíte pořídit souhlas s jejich pořízením.
• Udržujte si přehled o novinkách v digitalizaci. Usnadní vám evidenci, nové nástroje také mohou ušetřit čas a peníze.
• Jako živnostník můžete využít přehlednou analýzu vašich příjmů a výdajů v internetovém bankovnictví.

Tento článek reflektuje právní stav k 30. 6. 2024.