Proč si najmout virtuální asistentku

Kdo je virtuální asistentka a s čím vám pomůže?

Virtuální asistentka (nebo asistent) je váš externí parťák. Může vám pomoct vlastně s jakýmikoli úkoly, které může zvládnout na dálku. Záleží jen na vaší domluvě a její specializaci. O vašem podnikání by měla mít určitou představu, ale nemusí mu rozumět detailně.

Co například pro vás může udělat:

• spravovat vaše webové stránky (vč. e-shopu)
• vyřizovat e-maily a rozesílat newslettery
• zajišťovat zákaznickou podporu
• vést administrativu a účetnictví
• vytvářet tabulky a prezentace
• starat se o fakturaci

Co vám spolupráce s virtuální asistentkou přinese?

Tak například:

• ušetříte čas a energii, které budete moct věnovat svým klíčovým podnikatelským aktivitám
• nemusíte nikoho zaměstnávat – virtuální asistentka pro vás může pracovat jako OSVČ
• platíte pouze za výsledek, případně za odpracovaný počet hodin
• virtuální asistentka se často na konkrétní činnosti specializuje, takže – i když to může znít neuvěřitelně – je zvládne ještě rychleji a efektivněji než vy

Jak spolupráce s virtuální asistentkou probíhá?

Virtuální asistentka pro vás bude pracovat na dálku, většinou za fixní hodinovou sazbu. Pokud budete spolupracovat dlouhodobě, na konci každého měsíce vám od ní přijde faktura a přehled prací, které pro vás udělala.

Pravidla a podmínky spolupráce si jasně nastavte hned na začátku, ať předejdete zbytečným nedorozuměním. Jde například o to:

• jaký typ úkolů budete asistence přidělovat
• jestli půjde o pravidelnou, nebo nárazovou spolupráci
• jak spolu budete primárně komunikovat (e-mail, telefon)
• jak od vás bude asistentka dostávat zadání
• jaká je její hodinová sazba
• jak bude měřit a vykazovat čas strávený prací pro vás

Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?

Vzhledem k tomu, že se svou virtuální asistentkou budete komunikovat na dálku, oceníte vedle telefonu nebo e-mailu třeba následující nástroje:

• nástroje pro sdílení souborů (Google Drive, OneDrive, Dropbox)
• nástroje pro sledování času (např. Toggl) – ty bude zřejmě využívat právě vaše asistentka

Rady a tipy

• Pokud se na vás valí tolik administrativy, že se nestíháte věnovat svému podnikání, určitě o virtuální asistentce uvažujte. Uvolní vám to ruce, abyste zvládali to podstatné.
• Kromě hodinové sazby vybírejte i podle referencí, případně podle toho, na jakou činnost se daná virtuální asistentka specializuje.
• Virtuální asistentce můžete přidělit i úkoly, které zaberou jen pár hodin za měsíc. Platíte jí pouze za čas, který prací pro vás strávila.
• Máte svoji agendu hodně pestrou? Specializované firmy pro vás mohou zajistit služby hned několika virtuálních asistentek.
• Virtuální asistentku můžete najít třeba na LinkedInu nebo na platformách typu Navolnenoze.cz.