Jak na efektivní time management

Jak vytvořit efektivní systém

Kdo by nechtěl zvládnout práci rychleji, aby měl více času na sebe a své blízké? S pomocí následujících tipů stihnete své úkoly odbavit v kratším čase i v lepší kvalitě:

1. Určete si, co je vaším cílem Čeho chcete dosáhnout a co je pro vás důležité? Když si stanovíte cíle, bude se vám lépe rozhodovat, na co se soustředit a kam směřovat vaše úsilí.

2. Vytvořte si organizační systém pro úkoly a poznámky Důkladná organizace je základem efektivního time managementu. Úkoly, poznámky a termíny si zaznamenávejte do svého digitálního nebo papírového kalendáře, abyste měli přehled, co je potřeba udělat.

3. Naučte se škrtat, delegovat a automatizovat Hledejte způsoby, jak automatizovat opakující se úkoly, abyste získali čas na důležitější záležitosti. Zamyslete se, kdy můžete říct „ne“ nebo úkol svěřit někomu jinému.

4. Starejte se o svou energii Pečujte o svoje fyzické i duševní zdraví, dopřejte si zdravou a vyváženou stravu, cvičení a kvalitní odpočinek. Budete pak mít dostatek energie a stres související s podnikáním zvládnete daleko snáz.

5. Plánujte Vsaďte na timeboxing – konkrétním úkolům přiřaďte v kalendáři vyhrazené časové bloky. Díky tomu budete schopni snáz určit priority, zlepšíte soustředění na práci a získáte přehled o tom, co už máte hotovo. Timeboxing je alternativou, ale i skvělým doplněním to-do listů.

6. Určete priority Nejprve přidělte čas úkolům s vysokou prioritou. Díky tomu zajistíte, že jim věnujete dostatek pozornosti. A zabráníte tomu, abyste zabředli do mělkých a méně důležitých činností.

7. Zlepšujte akceschopnost a neodkládejte úkoly Když se zavážete k úkolu v rámci časového bloku, vytvoříte pocit důležitosti a větší naléhavosti, který pomáhá bojovat s odkládáním. Protože víte, že máte na dokončení úkolu tento omezený čas, je větší šance, že začnete a vydržíte.

8. Soustřeďte se Věnujte se úkolům v rámci vyhrazených časových bloků. Vždy se zaměřte jen na jednu věc a v daný čas. Vytvořte si podmínky pro nerušenou a efektivní práci.

9. Vytvářejte nové pracovní návyky Testujte, co vám funguje. Pracujte na tom, abyste si vytvořili návyky, které vám pomohou efektivněji nakládat s časem a snáze dosahovat cílů. Sebe, své blízké a svou energii při tom dávejte vždy na první místo. 

S efektivitou práce pomůže například technika pomodoro, která spočívá v tom, že se na úkol soustředíte bez přerušení po dobu 25 minut a poté si dáte 5 minut pauzu. Po čtyřech blocích následuje delší pauza, obvykle 15 až 30 minut.

Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?

Existuje řada aplikací a digitálních nástrojů, které vám pomohou řešit úkoly lépe a efektivněji:

• Sunsama – nástroj pro timeboxing
• Brain.fm – hudba a vlny pro lepší soustředění
• Reclaim.ai – AI nástroj, který za vás plánuje čas
• Todoist – aplikace pro správu úkolů

Rady a tipy

• Rozdělte si den na časové bloky a stanovte si jasné časové rámce pro jednotlivé úkoly.
• Nezapomínejte na sebe a doplňování své energie.
• Po dokončení důležitých úkolů si dopřejte odměnu.
• Nesnažte se všechny své výstupy pilovat k dokonalosti. Někdy je důležitější práci dokončit včas než donekonečna vylepšovat.
• Vypněte všechna oznámení na sociálních sítích a vraťte se k nim, až práci dokončíte.
• Na počítači nebo notebooku zavřete všechny karty, které ke své práci nepotřebujete.
• Přepněte telefon a počítač do režimu nerušit.
• Běžte pracovat někam, kde vás okolí nebude rozptylovat.
• Střídejte pracovní pozice, chvíli seďte, pak se postavte nebo choďte.
• Pořiďte si sluchátka s potlačením hluku z okolí.