Kdy musím evidovat přijaté faktury

Jakou vedete evidenci?

Povinnost evidovat faktury se odvíjí od toho, v jakém režimu vykazujete náklady a zda vedete účetní nebo daňovou evidenci. Mohou pro vás nastat 4 situace: 

• režim paušální daně
• výdajový paušál
• daňová evidence
• účetnictví

Paušální daň a výdajový paušál

V případě paušální daně přijaté faktury evidovat nemusíte. Jedná se o režim nejjednodušší na administrativu. Uhrazením jednotné měsíční částky odpadá jak nutnost vedení evidence, tak povinnost podávat daňové přiznání nebo přehled pro sociální a zdravotní pojištění. Pokud náklady uplatňujete prostřednictvím výdajového paušálu, také nemusíte evidovat skutečné výdaje (a tedy ani přijaté faktury). Náklady uplatňujete procentem z vašich příjmů. Musíte však vést evidenci příjmů a pohledávek souvisejících s podnikáním. Doporučujeme v obou případech vést aspoň základní přehled o vašich výdajích. Umožní vám lépe plánovat cash flow nebo cenotvorbu. Zejména vás ale mohou upozornit na situaci, kdy se vám vyplatí přejít z výdajového paušálu k uplatňování skutečných výdajů.

Vedení daňové evidence

Daňová evidence vyžaduje vedení přijatých i vystavených faktur. Platí pravidlo, že výdaje evidujete v období, kdy skutečně nastaly (datum úhrady). Faktury zaznamenáváte do deníku příjmů a výdajů.

Vedení účetnictví

Většina živnostníků nemá povinnost vést účetnictví. Mohou si ho ale dobrovolně zvolit. V případě účetnictví je rozhodující dodání zboží nebo služby, nikoli datum úhrady. Přijaté faktury účtujete na účet 321. Specifická pravidla pro přijaté faktury platí v případě, že jste plátci DPH.

Vedení a archivace faktur

Pokud máte povinnost faktury evidovat, můžete tak činit v papírové i digitální podobě. Nezapomeňte faktury správně zaúčtovat (v případě daňové evidence je rozhodující datum úhrady, v případě účetnictví je rozhodující datum dodání zboží nebo služby). Faktury musíte archivovat po zákonem stanovenou dobu (neplátci DPH 3 roky, plátci DPH 10 let).

Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?

Přijaté faktury můžete evidovat pomocí online fakturačních programů, např. iDoklad.

Rady a tipy

• Přijaté faktury musíte evidovat ve správném účetním roce. V opačném případě vám finanční úřad může doměřit daň a udělit pokutu.
• Nezapomeňte dodržovat zákonem stanovenou povinnou archivační dobu faktur.
• Pokud jako plátce DPH přijmete fakturu od neplátce, fakturu zaúčtujete mezi náklady. Nemáte nárok na odpočet DPH.