Jak si můžete v podnikání automatizovat faktury

Co je automatizace fakturace?

Díky automatizaci fakturace můžete manuální úkony spojené s vytvářením, odesíláním či sledováním faktur částečně nebo plně automatizovat. K dispozici máte různé softwarové aplikace nebo cloudové služby, které vám pomohou snížit administrativní práci, zrychlit platební cykly a minimalizovat riziko chyb nebo nezaplacených faktur. Pomocí automatizace můžete také výrazně zefektivnit své cash flow a zvýšit výkon své firmy.

Jaké jsou hlavní výhody automatizace faktur?

Hlavní výhodou automatizace je jednoznačně úspora vašeho času, energie i peněz, které můžete investovat do jiných činností. Manuální zpracování faktur může být nejen časově náročné, ale je také náchylné k chybám. Díky automatizaci se tak můžete vyvarovat finančním ztrátám a dalším komplikacím. Automatizované systémy dnes navíc nabízejí rychlejší a spolehlivější metody vytváření a odesílání faktur a také zlepšují komunikaci se zákazníky, například pomocí odpovědních e-mailů a zpráv. 

Jaké existují možnosti automatizace?

Níže vám krátce ukážeme, s čím vším vám mohou moderní nástroje nebo aplikace pomoci při fakturaci:

• Můžete si nechat automaticky vystavovat pravidelné faktury, případně zálohové faktury.
• Po úhradě faktury můžete posílat automatickou odpověď za platbu.
• Dané systémy dokážou automaticky párovat příchozí platby s fakturami. 
• V případě neuhrazení faktury systémy automaticky zasílají upomínky neplatičům.
• S fakturačními a platebními systémy lze propojit váš e-shop nebo webové stránky.
• Máte vždy přehled, kolik jste vyfakturovali, kolik vám přijde na účet a kolik musíte zaplatit.
• Dané systémy umožňují automaticky aktualizovat kontakty dodavatelů a odběratelů a případně i hlídat nespolehlivé plátce.
• Pokud nejste plátci DPH, můžete si nechat hlídat překročení obratu pro povinnou registraci.
• Na fakturační aplikace lze napojit mnoho dalších aplikací, které potřebujete k podnikání.
• Fakturaci můžete sdílet s ostatními kolegy, případně externími účetními, kterým udělíte určitá oprávnění.
• Vaše účetní si také může exportovat faktury ve formátech pro nejpoužívanější účetní programy. 
• Všechna účetní data vidíte na jednom místě v přehledných tabulkách nebo grafech. 
• Máte neustálý přehled ve fakturační historii s jakýmkoli klientem.
• Systémy vám zlehčují práci s přiznáním k dani z příjmů fyzických osob, DPH nebo kontrolní hlášení.

Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?

Existuje řada oblíbených fakturačních online nástrojů. Mezi ty nejznámější a nejpoužívanější patří:

• iDoklad je nejznámější a nejpoužívanější fakturační nástroj v České republice. Nabízí širokou škálu funkcí, včetně vystavování faktur, příjmových a výdajových pokladních dokladů, daňových dokladů a účetní evidence.
• FakturaOnline.cz je dalším populárním nástrojem, který nabízí podobnou funkcionalitu jako iDoklad.
• Súčto je online účetnictví pro podnikatele zahrnující systém pro faktury online, pokladní doklady, přiznání k DPH a další funkce. Tyto nástroje jsou známé díky své široké škále funkcí, jednoduchému ovládání a příznivé ceně.

Rady a tipy

• Prověřte různé nástroje a vyberte ten, který nejlépe odpovídá potřebám vašeho podnikání. 
• Při výběru vhodného nástroje zvažte možnost jednoduchého napojení na jiné digitální nástroje, které pro své podnikání používáte. Jednoduchost výměny informací s Vaším účetním softwarem nebo bankou bývá klíčovým kritériem.  
• Nový nástroj si otestujte, abyste se ujistili, že vše funguje, jak má. Většina poskytovatelů nabízí možnost si jejich nástroje vyzkoušet bezplatně. 
• Zaškolte všechny lidi, kteří budou s nástrojem pracovat. Mohou to být vaši kolegové nebo i externí pracovníci. 
• V případě instalace na počítač udržujte software aktuální, abyste využili co nejdříve nové funkce a zabezpečení. 
• Pravidelně kontrolujte fakturační proces, aby byl stále efektivní a bez chyb. 
• Nikdy nepodceňujte bezpečnostní aspekty. 
• Nespoléhejte pouze na automatizaci. Komunikujte s jednotlivými klienty a dodavateli, zda nedochází k problémům s fakturací. 
• Mnoho nástrojů nabízí analytické funkce, které vám mohou pomoci lépe porozumět finančnímu zdraví vašeho podnikání.