Daně a účetnictví
6. 2. 2025
3 min
Jak dlouho se archivují daňové doklady a fakturace
Pokud vystavujete faktury, máte povinnost je po určitou dobu archivovat. A to i v případě, že nevedete účetnictví nebo jste v režimu paušální daně. Přehledné a pečlivé uchovávání dokladů je praktické pro případ daňové kontroly, reklamací nebo třeba zaměstnaneckých sporů. Jaké povinnosti vám ukládá zákon, jak skartovat staré dokumenty a kdy se archivační lhůta může prodloužit?
V tomto článku najdete
Které dokumenty archivovat a jak dlouho
Zákon stanovuje pro jednotlivé dokumenty různě dlouhé archivační lhůty. Nejdéle musíte uchovávat některé pracovněprávní dokumenty, a to až po dobu 45 let. Pokud archivační lhůty nedodržíte, hrozí vám sankce (např. podle zákona o účetnictví až do výše 3 % aktiv podniku).
Archivační lhůty
FO, neplátce DPH (i v režimu paušální daně):
- archivujete doklady, které souvisejí se stanovením daně z příjmů (přijaté a vydané faktury)
- Lhůta: 3 roky, pokud jste však ve ztrátě, tak 8 let
FO, plátce DPH:
- archivujete také doklady vztahující se k platbě DPH
- lhůta: 10 let
Pokud zaměstnáváte zaměstnance:
- pracovní smlouvy archivujete 10 let, mzdové listy a další záznamy pro účely důchodového pojištění 45 let (viz zákon o organizaci sociálního pojištění a zákoník práce).
Dokumentů, které musíte archivovat, je však více. Vždy záleží na vašem konkrétním druhu podnikání. Některé dokumenty je vhodné archivovat, i když vám to zákon neukládá. Přesná a pečlivá archivace se vám bude hodit při případných sporech nebo úředních kontrolách (např. finančního úřadu, úřadu práce, hygieny, atp.).
Jak provádět archivaci
Archivovat můžete třemi způsoby:
- fyzicky (např. v šanonech),
- digitálně,
- nebo kombinovaně.
Fyzická archivace se zdá nejbezpečnější. Ovšem i papírové dokumenty se mohou poškodit: špatným skladováním vyblednou stránky, zničit je mohou povodně, plíseň nebo třeba jen rozlitá káva. Kromě toho s růstem firmy roste i objem dokladů. To ztěžuje jejich vyhledávání.
Proto si vytvořte systém, podle kterého budete dokumenty ukládat. Současně také sepište stručný archivační řád: stanovte si, které dokumenty uchovávat a po jak dlouhou dobu. Zároveň určete, kdo po dobu archivace má k dokumentům přístup. Každé nahlédnutí pečlivě zaznamenejte.
Pravidla pro skartaci
Po uplynutí archivační lhůty byste měli dokumenty skartovat a o skartaci provést zápis. Podrobnosti najdete v zákoně o archivnictví. Zejména dbejte na to, aby data byla zničená nevratně a neunikla. Nezapomeňte na GDPR: osobní údaje uchovávejte jen po nezbytně nutnou dobu.
Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?
Doklady můžete uchovávat také v digitální podobě. Nedoporučujeme ale doklady pouze nascanovat. Ze zákona musíte být schopni po celou dobu archivace prokázat:
- věrohodnost původu,
- neporušitelnost obsahu,
- čitelnost.
To zaručíte zejména elektronickou časovou pečetí a časovým razítkem. Digitální dokumenty se také mohou poškodit: zejména proto nespoléhejte na cloudová úložiště, ale vyberte specializovanou firmu pro správu online dokumentů.
Rady a tipy
- Archivovat musíte ve firmě i další dokumenty a doklady. Není na škodu vytvořit si na začátku podnikání archivační plán.
- Nezapomeňte, že archivační lhůty se mohou v čase měnit. Sledujte proto pravidelně příslušné předpisy.
- Právnické osoby mají také povinnost nabídnout před skartací státnímu oblastnímu archivu tzv. archivalie. Jedná se zejména o notářské zápisy z jednání statutárních orgánů nebo kolektivní smlouvy.

Pomohl vám tento článek?