Jak dlouho se archivují daňové doklady a fakturace

Které dokumenty archivovat a jak dlouho

Zákon stanovuje pro jednotlivé dokumenty různě dlouhé archivační lhůty. Nejdéle musíte uchovávat některé pracovněprávní dokumenty, a to až po dobu 45 let. Pokud archivační lhůty nedodržíte, hrozí vám sankce (např. podle zákona o účetnictví až do výše 3 % aktiv podniku).

Archivační lhůty

FO, neplátce DPH (i v režimu paušální daně): 

• archivujete doklady, které souvisejí se stanovením daně z příjmů (přijaté a vydané faktury)
• Lhůta: 3 roky, pokud jste však ve ztrátě, tak 8 let

FO, plátce DPH: 

• archivujete také doklady vztahující se k platbě DPH
• lhůta: 10 let 

Pokud zaměstnáváte zaměstnance: 

• pracovní smlouvy archivujete 10 let, mzdové listy a další záznamy pro účely důchodového pojištění 45 let (viz zákon o organizaci sociálního pojištění a zákoník práce). 

Dokumentů, které musíte archivovat, je však více. Vždy záleží na vašem konkrétním druhu podnikání. Některé dokumenty je vhodné archivovat, i když vám to zákon neukládá. Přesná a pečlivá archivace se vám bude hodit při případných sporech nebo úředních kontrolách (např. finančního úřadu, úřadu práce, hygieny, atp.).

Jak provádět archivaci

Archivovat můžete třemi způsoby:

• fyzicky (např. v šanonech),
• digitálně,
• nebo kombinovaně.

Fyzická archivace se zdá nejbezpečnější. Ovšem i papírové dokumenty se mohou poškodit: špatným skladováním vyblednou stránky, zničit je mohou povodně, plíseň nebo třeba jen rozlitá káva. Kromě toho s růstem firmy roste i objem dokladů. To ztěžuje jejich vyhledávání.

Proto si vytvořte systém, podle kterého budete dokumenty ukládat. Současně také sepište stručný archivační řád: stanovte si, které dokumenty uchovávat a po jak dlouhou dobu. Zároveň určete, kdo po dobu archivace má k dokumentům přístup. Každé nahlédnutí pečlivě zaznamenejte.

Pravidla pro skartaci

Po uplynutí archivační lhůty byste měli dokumenty skartovat a o skartaci provést zápis. Podrobnosti najdete v zákoně o archivnictví. Zejména dbejte na to, aby data byla zničená nevratně a neunikla. Nezapomeňte na GDPR: osobní údaje uchovávejte jen po nezbytně nutnou dobu.

Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?

Doklady můžete uchovávat také v digitální podobě. Nedoporučujeme ale doklady pouze nascanovat. Ze zákona musíte být schopni po celou dobu archivace prokázat:

• věrohodnost původu,
• neporušitelnost obsahu, 
• čitelnost. 

To zaručíte zejména elektronickou časovou pečetí a časovým razítkem. Digitální dokumenty se také mohou poškodit: zejména proto nespoléhejte na cloudová úložiště, ale vyberte specializovanou firmu pro správu online dokumentů.

Rady a tipy

• Archivovat musíte ve firmě i další dokumenty a doklady. Není na škodu vytvořit si na začátku podnikání archivační plán.
• Nezapomeňte, že archivační lhůty se mohou v čase měnit. Sledujte proto pravidelně příslušné předpisy.
• Právnické osoby mají také povinnost nabídnout před skartací státnímu oblastnímu archivu tzv. archivalie. Jedná se zejména o notářské zápisy z jednání statutárních orgánů nebo kolektivní smlouvy.