Digitalizace
21. 5. 2024
2 min
Digitální podepisování a podpisy smluv online
Nebaví vás ping pong se smlouvami a dokumenty, kdy papíry musíte nejdříve vytisknout a vlastnoručně podepsat, a pak je ještě zanést na poštu a poslat je k podpisu druhé straně? Řešením je elektronický podpis – moderní alternativa k vlastnoručnímu podpisu na smlouvách či úředních dokumentech.
V tomto článku najdete
Výhody a využití elektronického podpisu
Elektronický podpis se dá použít pro podepisování různých druhů dokumentů, jako jsou smlouvy, dodací listy či objednávky apod. Jeho využívání vám usnadní komunikaci s úřady i s obchodními partnery a má minimálně dvě nesporné výhody:
- Snadná a rychlá komunikace – S elektronickým podpisem je podepisování dokumentů rychlé a efektivní. Dokumenty můžete podepsat okamžitě a bez nutnosti fyzické přítomnosti všech zúčastněných osob.
- Vysoká bezpečnost – Elektronické podepisování je bezpečné. Ve spojení s např. Bankovní identitou nebo kvalifikovaným certifikátem potvrzuje autenticitu, tedy vaši identitu, a zároveň nelze zpětně popřít podpis dokumentu. Podle nároků legislativy nebo míry rizika můžete zvolit různé kvality bezpečnosti elektronických podpisů, od prostého (stačí pro většinu firemních dokumentů), přes zaručený (založen na podpisovém certifikátu a předchozí identifikaci) až po kvalifikovaný podpis (nejvyšší úroveň vhodná např. pro komunikaci se státní zprávou).
Zřízení kvalifikovaného elektronického podpisu
Orgány státní správy vyžadují kvalifikovaný digitální podpis. Nejjednodušší způsob, jak kvalifikovaný elektronický podpis zřídit, je navštívit libovolnou pobočku České pošty. Elektronický podpis tady zřídíte za několik stovek korun. Další možností jsou firmy eidentity a.s. či První certifikační autorita, a.s.
Alternativa k elektronickému podpisu – datová schránka
Pro jednání s orgány veřejné moci je možné místo digitálního podpisu využít také datovou schránku. Od roku 2023 ji stát zřídil povinně i pro všechny živnostníky. Dokumenty odeslané datovou schránkou mají stejnou právní váhu jako dokumenty s elektronickým podpisem.
Pokud potřebujete komunikovat i s úřady v zahraničí, budete na to potřebovat elektronický podpis, který je narozdíl od datové schránky platný v celé Evropské unii.
Jak vám mohou pomoci digitální nástroje?
- Na elektronické podepisování kromě globálních nástrojů se spoustou funkcionalit jako DocuSign či Adobe můžete využít i lokální řešení. Alespoň máte jistotu, že zaručeně splňují podmínky české legislativy, mají lokální podporu a jsou výrazně levnější. Mezi ně patří například DigiSign, Signi či 602.
- Elektronické podepisování funguje jednoduše. Není nutné nic instalovat, ani složitě programovat. Můžete jej využívat rovnou přes webové rozhraní výše uvedených nástrojů, jsou připraveny pro téměř okamžité použití.
Rady a tipy
- Elektronické podepisování můžete velmi snadno propojit i se systémy, které ve firmě už používáte (např. CRM, ERP, HR nebo účetní systémy).
- Využít můžete také zřízení kvalifikovaného elektronického podpisu na pobočkách České pošty, kde vše vyřešíte během jedné návštěvy.
Pomohl vám tento článek?