Jak se prokazují náklady

Prokazování nákladů a daňová kontrola

Pokud jako živnostník máte povinnost vést daňovou evidenci, případně účetnictví (tedy v případě, že nejste v režimu paušální daně), musíte kromě vedení účetních záznamů také archivovat daňové doklady a další podklady, kterými může prokázat oprávněnost vynaložení nákladů. Povinnost prokázat, že se náklad skutečně uskutečnil, leží přitom na vás. Zákon konkrétní doklady, které prokazují účelnost nákladu, nespecifikuje.

Ke každému většímu nákladu proto archivujte zejména: 

• fakturu (daňový doklad)
• smlouvu
• objednávku
• případnou písemnou komunikaci (e-maily)

Čím konkrétnější a přesnější je důkazní prostředek k prokázání oprávněnosti vykázaného nákladu, tím lépe. Důležité také je, abyste řádně vedli účetnictví (nebo daňovou evidenci), případně skladovou evidenci. 

Když přijde kontrola z finančního úřadu 

Kontrola z finančního úřadu se předem ohlásí zasláním oznámení do vaší datové schránky. Oznámení je doručeno dnem přečtení. Pokud se do datové schránky delší dobu nepřihlásíte, platí, že je doručeno 10. den po dodání dokumentu. 

Z oznámení zjistíte: 

• jaké daně (daní) se kontrola týká 
• za jaké období bude kontrola provedena
• jaké doklady si máte připravit Finanční úřad může požadovat smlouvy s obchodními partnery, předávací protokoly, objednávky, výpisy z účtu, pokladní doklady, ale také např. fotodokumentaci k realizaci obchodního případu.  Důkazní prostředky obvykle musíte předložit do 15 dnů od doručení oznámení. 

Tipy pro prokazování nákladů: jak na služební cesty nebo školení 

Některé typy nákladů se prokazují obtížněji. Platí, že čím vyšší hodnotu nákladů vykazujete, tím více podkladů byste měli uchovávat. Lépe se také prokazují úhrady na bankovní účet než platby v hotovosti. Větší platby v hotovosti jsou hodnoceny jako rizikové.  Jako důkazní prostředek můžete použít také výpověď svědků (např. zaměstnanců, kteří byli zakázce přítomni). Vypovídat ale nemůže člen orgánu společnosti. Zásadní jsou ale vždy písemné doklady. 

Typové příklady podkladů pro prokázání nákladů

Náklady související se služební cestou: 

• vstupenky na školení
• komunikace s vytvořením objednávky
• zápisy z jednání
• fotodokumentace
• evidence jízd (pokud cesta na školení proběhla autem a chcete prokázat spotřebu pohonných hmot)

Dodávka materiálu: 

• dodací listy
• přepravní listy
• skladovou evidencí
• archivovaná komunikace s dodavateli i zákazníky

Uskutečnění služeb: 

• smlouvy 
• objednávky
• zápisy z jednání 
• vzájemná komunikace 

Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?

Uchovávejte vaše dokumenty digitálně. Pomocí digitalizace a automatizace zajistíte, že všechny podklady budou správně archivovány. Jejich příprava před daňovou kontrolou bude rychlá a efektivní.

Rady a tipy

• Náklady uplatňujte v období, se kterým věcně a časově souvisejí. 
• Veďte účetnictví nebo daňovou evidenci pečlivě a úplně. 
• Zákon vymezuje některé náklady jako daňově neuznatelné. Tyto náklady nemůžete uplatnit, byť byste je vynaložili na dosažení nebo udržení příjmů. 
• Pečlivě hodnoťte, které náklady jsou daňově uznatelné. Nezapomeňte, že daňové předpisy se čas od času mění. 
• Nejste si jistí? Konzultujte účetní. Nebo se obraťte přímo na finanční úřad. 

Tento článek reflektuje právní stav k 30. 6. 2024.