Digitalizace
25. 6. 2026
5 min
Jak mít přehled o svých aktivitách
Efektivní zvládání činností je jedním z předpokladů úspěšného podnikání. Kolik hodin ale týdně strávíte tím, že přeskakujete mezi úkoly, hledáte co bylo nejdůležitější a jednoduše nestíháte? Pokud se to týká i vás, neznamená to, že pracujete špatně - jen špatně plánujete. Naštěstí to ale jde změnit, a to rychleji, než si myslíte.
V tomto článku najdete
Čas není nafukovací – naučte se s ním zacházet
Základem efektivního nakládání s časem je plánování a organizace. Na začátku každého týdne si vyhraďte čas, abyste si naplánovali nadcházející aktivity včetně časové náročnosti. Když budete vědět, kolik času vám jednotlivé úkoly zaberou, snadno je rozložíte do celého dne a nebudete mít pocit, že nestíháte.
Jak začít s organizací času v kalendáři
Vynikajícím nástrojem pro udržení přehledu o vašich aktivitách jsou různé kalendářové aplikace. Představují jednoduché prostředí pro plánování, sledování a organizaci různých událostí a úkolů. Umožňují rozdělit kalendář do kategorií, přiřazovat položkám barevné kódy nebo vytvářet opakující se události. Kalendář můžete také snadno sdílet s ostatními.
- Nastavte si barevné kategorie (např. administrativní úkoly = modrá, schůzky = červená).
- Vytvořte si bloky na specifické aktivity, např. každé pondělí dopoledne čas na strategii.
- Přidejte si připomínky na důležité termíny (např. fakturace, odesílání newsletteru).
- Používejte opakující se úkoly, abyste nemuseli každý týden plánovat znovu.
AKCE: Otevřete si Google Kalendář a nastavte si první tři pravidelné bloky na nejdůležitější aktivity.
Jak efektivně pracovat s TO-DO listem
K plánování dne dobře poslouží bodové seznamy, tzv. TO-DO listy. Na ně napíšete všechny úkoly a budete je postupně odškrtávat. Úkoly je dobré seřadit podle důležitosti a k dalšímu bodu přistupovat až po splnění toho předchozího. Pokud se vám některý z úkolů nepodaří splnit, přesuňte ho na následující den a označte ho vykřičníkem.
Tip: Chcete vidět, jak TO-DO list a plánování dne funguje v praxi? Podívejte se na záznam webináře o osobní produktivitě.
- Pište si maximálně 5 hlavních úkolů na den, abyste se nezahltili.
- Používejte metodu „Eat the Frog“ – nejtěžší úkol si dejte na ráno, kdy máte nejvíce energie.
- Pokud něco nestihnete, přeplánujte to, ale nenechte úkoly „viset“ na neurčito.
- Používejte** digitální TO-DO listy** (např. Todoist, TickTick), které vám budou posílat upomínky.
AKCE: Vytvořte si TO-DO list na zítra a označte nejdůležitější úkol.
Jak zvládnout větší projekty
Při práci na komplexnějších úkolech je dobré použít Eisenhowerův princip. Rozdělí vám úkoly podle důležitosti a naléhavosti:
- Důležité + urgentní → Udělejte hned.
- Důležité + neurgentní → Naplánujte na později.
- Nedůležité + urgentní → Delegujte nebo automatizujte.
- Nedůležité + neurgentní → Zahoďte nebo odsuňte.
Přednostně se soustřeďte na úkoly, které jsou důležité a urgentní. U důležitých a neurgentních úkolů si naplánujte, kdy se do nich pustíte. Nedůležité a urgentní úkoly zkuste delegovat a nedůležité a neurgentní odsuňte, až budete mít čas, případně je úplně vypusťte.
Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?
Jedná se o oblíbené a jednoduché prostředí pro plánování, sledování a organizaci aktivit a úkolů. Umožňuje nastavit různé formy upozornění na úkoly, dá se sdílet s kolegy a integrovat s dalšími aplikacemi a nástroji, například s videohovory.
Nástroj pro plánování schůzek, který umí automaticky vyhledávat volné časy v kalendáři a rezervovat termíny. Dá se synchronizovat s kalendářem Google, kalendáři Outlook nebo iCloud, díky čemuž se volná časová okna automaticky aktualizují. Nabízí také uživatelské statistiky a analýzy, které vám pomohou sledovat vaši vytíženost.
Open-source alternativa ke Calendly. Její výhodou je dostupnost zdarma, což z ní činí ideální možnost v případě, že nechcete platit za prémiové funkce.
Aplikace Asana pomáhá týmům s organizací, sledováním a řízením jejich práce. Efektivně usnadňuje nakládání s časem tím, že umožňuje plánovat úkoly a určovat termíny. Každý den vám pošle přehled úkolů, které jsou na daný den naplánované.
Trello je další oblíbená aplikace pro snazší organizaci úkolů. Umožňuje vytvářet strukturované nástěnky s úkoly, přidělovat jim barevné štítky, sdílet je s ostatními a označovat stav plnění jednotlivých položek.
Umožňuje sledovat čas a pokrok nebo informovat o nákladech na úkoly. Má různé možnosti nastavení a funkce (např. To-Do listy a Kanban Board), dá se propojit s dalšími nástroji.
Český Lamael je další projektový nástroj pro řízení firmy online. Má spoustu aplikací, díky kterým budete mít celou firemní agendu na jednom místě a navíc i v mobilu. Umožňuje spravovat projekty a úkoly, kalendáře nebo třeba evidovat platby.
Pokud potřebujete sledovat, kolik času jste strávili nad konkrétním úkolem, oceníte aplikace Toggl. Umožňuje evidovat čas na různých činnostech a generovat reporty.
Caflou vám umožní sledovat cash flow a předvídat jeho budoucí vývoj. Zbaví vás rutinní práce, sníží chybovost, zlepší týmovou práci a zvýší výkonnost podniku. Caflou také umožňuje přehledné řízení týmu, projektů nebo vztahů se zákazníky.
AI asistenti, kteří vám pomohou rozdělit složitý úkol na menší kroky, připravit podklady nebo zpracovat e-maily. Správně nastavený AI asistent funguje jako osobní pomocník pro opakující se činnosti."
Jak si vybrat správný nástroj pro organizaci práce
- Chcete jen základní přehled? → Google Kalendář
- Potřebujete řídit projekty a tým? → Asana nebo Trello
- Chcete sledovat čas strávený na úkolech? → Toggl
- Chcete automatizovat rezervace schůzek? → Calendly nebo Cal.com
- Potřebujete evidovat cash flow a platby? → Caflou nebo Lamael
- Chcete AI asistenta pro každodenní práci? → Claude nebo ChatGPT
AKCE: Udělejte si rychlý audit svého způsobu práce a zkuste si vybrat jeden nástroj, který vám nejvíce pomůže.
Rady a tipy
- Stanovte si jasnou hierarchii úkolů podle důležitosti a naléhavosti. Díky tomu se nejdůležitější úkoly dostanou na vrchol vašeho seznamu.
- Vytvořte si časové bloky na specifické typy aktivit. Například si ráno vyhraďte čas na strategické plánování a odpoledne na operativní úkoly.
- Naučte se delegovat úkoly, které nemusíte osobně vykonávat. Tím si uvolníte ruce pro důležitější a strategické činnosti.
- Jeden týden si zkuste zaznamenat, kolik času skutečně strávíte na úkolech, které vás posouvají dál. Výsledek vás pravděpodobně překvapí – a ukáže vám, kde začít."
Chcete se tématem produktivity zabývat hlouběji? Podívejte se na záznam webináře, kde ukazuji konkrétní systém práce s nástroji a úkoly.
Pomohl vám tento článek?
