Jaké jsou nástroje na online schůzky

Co jsou nástroje pro online schůzky?

Jedná se o softwarové aplikace nebo webové platformy, které umožňují pořádání virtuálních setkání nebo konferencí pomocí internetu. Tyto nástroje nabízejí nejrůznější funkce, které usnadňují a zefektivňují komunikaci mezi dvěma, třemi, čtyřmi, ale i desítkami účastníků. Mezi nejznámější nástroje tohoto typu patří Skype, Zoom, Microsoft Teams či Google Meet.

Jak online schůzky fungují? 

Pomocí softwarového nástroje nebo webové platformy vytvoří hostitel schůzky virtuální „místnost“ a pozve do ní další účastníky prostřednictvím odkazu nebo kódu. Ke schůzce se můžete připojit z různých zařízení, jako jsou počítače, tablety nebo smartphony. Účastníci schůzky se navzájem vidí a slyší, mohou spolu sdílet obrazovky, prezentace či různé soubory, nebo spolu také komunikovat pomocí chatu. Většina nástrojů navíc umožňuje nahrávání schůzek.  

Jaké jsou hlavní výhody online schůzek?

Díky nejrůznějším doplňkovým funkcím dnes dokážou videohovory plně zastoupit standardní schůzky téměř ve všem. Mezi hlavní výhody patří maximální flexibilita, úspora času a snížení nákladů pro všechny účastníky. Mnohem efektivněji také můžete plánovat setkání více účastníků.  

Jaké digitální nástroje vám mohou pomoci?

Mezi nejznámější nástroje na online schůzky patří Skype, Microsoft Teams, Google Meet či Zoom. Všechny nabízejí základní funkce pro videohovory, hlasové hovory, chat a sdílení obrazovky. Mohou se však lišit v některých funkcích, jako je integrace s dalšími produkty apod.

• Skype je nejstarším a nejznámějším nástrojem pro online schůzky. Je jednoduchý na používání a dostupný na různých platformách. Nevýhodou je, že jeho bezplatná verze má omezení, například délku schůzek. Účastníky schůzky musíte mít v kontaktech a pro využití platformy se v ní musíte zaregistrovat.
• Microsoft Teams je součástí kancelářského balíku Microsoft 365 a je dostupný v češtině. Díky propojení s ostatními nástroji Microsoftu nabízí širokou škálu funkcí a možností přizpůsobení. Má velmi povedenou mobilní aplikaci, která se snadno používá. Pro samotné videohovory se může jednat o poměrně komplexní nástroj. Verze zdarma má omezené některé funkce. Je vhodný pro velké i malé týmy.
• Google Meet je integrován s dalšími produkty Google, jako je Gmail, Kalendář a Disk a jeho velkou výhodou je, že nepotřebuje instalaci. Je jednoduchý na používání i v mobilní aplikaci a má bezplatnou verzi pro osobní použití. 
• Zoom nabízí vysokou kvalitu videa a zvuku. Je vhodný pro velké i malé schůzky. Má také integrovanou možnost živého vysílání. Pokud si přidáte rozšíření do Google Chrome, můžete jej propojit s Google Kalendářem a snadno si tak plánovat schůzky online.

Pro výběr správného nástroje záleží na vašich potřebách a preferencích. Pokud hledáte jednoduchý nástroj pro menší schůzky, je dobrou volbou Skype nebo Google Meet. Pokud potřebujete pokročilejší funkce a možnosti přizpůsobení, je vhodnější Microsoft Teams nebo Zoom.

Rady a tipy

• Vyberte si nástroj pro online schůzky, který je nejlépe přizpůsoben potřebám vašeho podnikání.
• Ujistěte se, že všichni účastníci vědí, jak daný nástroj používat. Vyvarujete se tak prodlevám a zdržování ostatních účastníků.
• Naplánujte schůzku s dostatečným předstihem a poskytněte účastníkům všechny potřebné informace, aby každá schůzka probíhala vždy co nejefektivněji. 
• Před zahájením schůzky si otestujte všechna zařízení, včetně kamery, mikrofonu a připojení k internetu.
• Předem si stanovte, kdo bude schůzku moderovat. Budete tak lépe dodržovat program a cíle schůzky a účastníci se nebudou navzájem rušit.
• Po schůzce zhodnoťte její efektivitu a získejte zpětnou vazbu od účastníků. Schůzky tak můžete postupně stále lépe připravovat a řídit.
• Během schůzky se vyhněte jiným aktivitám, jako je prohlížení e-mailu nebo sociálních sítí, případně práce na něčem jiném, a mějte zapnutou kameru.
• Využijte funkce jako chatování, sdílení obrazovky a anotace, abyste zefektivnili komunikaci a zlepšili produktivitu.